Hotel Zátkův dům Informace o zpracování osobních údajů

Provozovatel Iryna Karpan, IČO: 226 59 137, s místem podnikání Rybářská 2322/41, 370 10 České Budějovice (dále jen „Provozovatel“), coby správce osobních údajů, tímto informuje subjekty údajů o zpracování osobních údajů, které provádí v souvislosti s provozováním internetové stránky hotelu Zátkův dům dostupné na www.zatkuvdum.cz (dále jen „Web“), uzavíráním smluv o poskytování služeb s klienty Provozovatele (dále jen „Klient“ a „Smlouva o poskytování služeb“) a uzavíráním kupních smluv prostřednictvím Webu s osobami, které o jejich uzavření projeví zájem (dále jen „Kupující“ a „Kupní smlouva“).

Tento dokument obsahuje informace o právech, které subjektům údajů v souvislosti s výše uvedeným zpracováním vyplývají z Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 (obecné nařízení o ochraně osobních údajů (dále jen „GDPR“) a souvisejících právních předpisů.

Pro jakékoli otázky týkající se ochrany soukromí a uplatňování Vašich práv využijte tento kontakt:

e-mail: recepce@hotelzatkuvdum.cz

1. Účel, titul a rozsah zpracovávaných osobních údajů

1.1 Uzavření a plnění Smlouvy o poskytování služeb

Aby Provozovatel mohl s Klientem sjednat, uzavřít a řádně plnit Smlouvu o poskytování služeb, využívá Provozovatel tyto osobní údaje Klienta – fyzické osoby:

• identifikační údaje Klienta (jméno, příjmení, datum narození, případně IČO, DIČ, adresa sídla),
• kontaktní údaje Klienta (e-mail, telefonní číslo, doručovací a fakturační adresa),
• platební údaje,
• informace z komunikace s Klientem, informace o uzavření a plnění Smlouvy o poskytování služeb.

Bez výše uvedených údajů není možné Smlouvu o poskytování služeb uzavřít ani plnit. Právním titulem zpracování těchto údajů je uzavření a plnění Smlouvy o poskytování služeb (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).

1.2 Uzavření a plnění Kupní smlouvy

Aby Provozovatel mohl s Kupujícím sjednat, uzavřít a řádně plnit Kupní smlouvu (např. prodej voucherů), využívá Provozovatel tyto osobní údaje Kupujícího – fyzické osoby:

• identifikační údaje Kupujícího (jméno, příjmení, datum narození, případně IČO, DIČ, adresa sídla),
• kontaktní údaje Kupujícího (e-mail, telefonní číslo, doručovací a fakturační adresa),
• platební údaje,
• informace z komunikace s Kupujícím, informace o uzavření a plnění Kupní smlouvy.

Bez výše uvedených údajů není možné Kupní smlouvu uzavřít ani plnit. Právním titulem zpracování těchto údajů je uzavření a plnění Kupní smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).

1.3 Plnění povinností plynoucích z právních předpisů

Jedním z titulů zpracování osobních údajů je plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR). Provozovatel zpracovává osobní údaje v rozsahu vyžadovaném příslušnými právními předpisy v souvislosti s povinností:

• vést účetnictví a plnit související daňové povinnosti,
• plnit povinnosti uložené zákonem č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích (vedení evidenční knihy),
• plnit povinnosti uložené zákonem č. 314/2015 Sb. o pobytu cizinců (vedení domovní knihy),
• plnit povinnosti uložené zákonem o archivnictví.

1.4 Oprávněné zájmy Provozovatele

V odůvodněných případech může Provozovatel zpracovávat osobní údaje i na základě právního titulu oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

• Monitoring hotelu Provozovatele (Kamerový systém)
• Ve společných prostorech hotelu (včetně prostorů parkoviště) je instalován kamerový systém se záznamovým zařízením, prostřednictvím kterého dochází k monitoringu dění. Monitorované prostory jsou viditelně označeny piktogramy s informací o provozování kamerového systému.
• Účel: Ochrana majetku, života a zdraví osob v hotelu a jeho okolí.
• Doba uložení: Záznam je uchováván po dobu 72 hodin, kdy není zjištěna žádná mimořádná událost. V případě incidentu je záznam uchován po dobu nezbytnou k prošetření.

Další oprávněné zájmy

• Identifikace osob jednajících za právnickou osobu Klienta/Kupujícího: Zpracování osobních údajů (jméno, příjmení, e-mail, telefon) zástupců, zaměstnanců nebo jiných pověřených osob, které jednají za Klienta/Kupujícího, za účelem uzavření smluv a komunikace.
• Důkaz o souhlasu s obchodními podmínkami: Uchovávání časového razítka a IP adresy v případě online objednávek/rezervací jako důkaz o uzavření smlouvy a souhlasu s obchodními podmínkami.
• Obrana a uplatňování právních nároků: Zajištění možnosti procesní obrany v rámci případných právních sporů, řízení před soudem či při kontrolách ze strany státních orgánů (např. ČOI, ÚOOÚ).

1.5 Zasílání obchodních sdělení

Provozovatel zpracovává osobní údaje v rozsahu e-mailu a telefonního čísla za účelem zasílání informací a novinek (obchodních sdělení).

• Klienti a Kupující: Titulem zpracování je oprávněný zájem Provozovatele
• Ostatní osoby: Titulem zpracování je souhlas, který byl udělen aktivním přihlášením se k odběru.

Subjekty údajů mají právo se kdykoli z odběru obchodních sdělení odhlásit, a to postupem uvedeným v každém zaslaném obchodním sdělení, případně kontaktováním Provozovatele na kontaktním e-mailu.

2. Získávání a předávání osobních údajů třetím osobám

Osobní údaje Provozovatel získává primárně od subjektů údajů (při rezervaci, poptávce, nákupu) a dále pak údaje, které vzniknou aktivitou subjektu údajů v rámci Webu (cookies, komunikace).

Příjemci osobních údajů

Osobní údaje mohou být předány:

• Orgánům veřejné správy, u nichž to právní předpis Provozovateli přikazuje (např. Policie ČR, Cizinecká policie).
• Zpracovatelům, Provozovatel pro zpracování dat využívá externí zpracovatele, primárně provozovatele IT systémů pro provoz hotelu (rezervační systémy) a externí služby účetnictví. Detailní seznam Provozovatel poskytne na vyžádání.
• Samostatným správcům, jedná se zejména o provozovatele platební brány, jejímž prostřednictvím jsou na Webu umožněny platby online.

Provozovatel prohlašuje, že s uvedenými zpracovateli, resp. společnými správci, má uzavřenou smlouvu o zpracování osobních údajů ve smyslu čl. 28 GDPR tak, aby zůstala zachována odpovídající ochrana zpracovávaných osobních údajů. Osobní údaje nejsou předávány mimo EU, pokud není výše uvedeno jinak (např. v souvislosti s provozovateli globálních platforem pro cookies).

3. Způsob zpracování osobních údajů

Osobní údaje subjektů údajů jsou zpracovávány primárně v elektronické podobě automatizovanými prostředky za pomoci IT systémů Provozovatele, případně v systémech jednotlivých zpracovatelů. Osobní údaje mohou být dále zpracovávány i manuálně v souladu s příslušným účelem (např. vedení účetnictví).

Kamerový systém: Osobní údaje jsou prostřednictvím kamerového systému snímány automatizovaně a případné vyhodnocení záznamu je manuální.

Při zpracování osobních údajů vystupují zaměstnanci Provozovatele, kteří jsou vázáni povinností zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních. Osobní údaje jsou zpracovávány vždy v souladu s příslušnými právními předpisy a je zajištěna náležitá péče a ochrana.

4. Délka trvání zpracování osobních údajů

4.1 Smlouva o poskytování služeb, Kupní smlouva

Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu uzavírání a plnění dané smlouvy.

4.2 Plnění právních povinností

• Daňové a účetní povinnosti: 5 let od konce účetního období, v případě dokladů relevantních pro platby DPH je to 10 let od konce zdaňovacího období.
• Evidence cizinců: 6 let od provedení posledního zápisu do domovní knihy.
• Místní poplatky: 6 let od provedení posledního zápisu do evidenční knihy.

Osobní údaje jsou archivovány dle požadavků Zákona o archivnictví.

4.3 Oprávněné zájmy

• Obrana právních nároků: I po ukončení smlouvy jsou osobní údaje zpracovávány pro ochranu našich oprávněných zájmů (obrana před případnými nároky) po dobu běhu příslušných promlčecích lhůt. Pokud nedojde k zahájení řízení, uchováváme tyto údaje po dobu 3 let od ukončení smluvního vztahu.
• Kamerové systémy: Záznamy jsou uchovány výhradně po dobu, která je nezbytná ke stanovenému účelu zpracování, standardně 72 h.

4.4 Zasílání obchodních sdělení

Osobní údaje jsou zpracovávány, dokud se subjekt údajů z jejich odběru výše uvedeným způsobem neodhlásí.

5. Práva subjektů údajů

Subjekt údajů má právo:

• Právo na přístup: Požádat o přístup k vlastním osobním údajům a požádat o vyhotovení kopie všech zpracovávaných osobních údajů.
• Právo na opravu: Požadovat odstranění vzniklého stavu, zejména provedení opravy, doplnění nebo aktualizace osobních údajů.
• Právo na výmaz (Právo být zapomenut): Požadovat likvidaci osobních údajů, pokud pominul účel zpracování nebo došlo k odvolání souhlasu.
• Právo na omezení zpracování: Požadovat omezení zpracování osobních údajů.
• Právo na přenositelnost údajů: Požadovat osobní údaje, které se týkají subjektu údajů, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a předat tyto údaje jinému správci.
• Právo vznést námitku: Vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které probíhá na základě oprávněného zájmu.
• Právo odvolat souhlas: Dříve udělený souhlas se zpracováním lze kdykoli svobodně odvolat, a to prostřednictvím kontaktního e-mailu Provozovatele.
• Právo podat stížnost: Podat dotaz, resp. stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

6. Opatření k zabezpečení osobních údajů

K ochraně zpracovávaných osobních údajů slouží zejména následující prostředky zabezpečení: implementace a vynucování interních předpisů na ochranu osobních údajů, antivirové ochrany, firewally, šifrování, řízení přístupu k osobním údajům a autorizační údaje, zálohování, fyzické prostředky ochrany a další.